הפקת אירועים - כל מה שצריך לדעת

אם הטילו עליכם להפיק אירוע חברה או שניים, או שהתנדבתם לארגן את המפגש הבא של המשפחה המורחבת, שכולל עשרות משתתפים שאת חלקם אתם בכלל לא מכירים – אל תלחצו. בסופו של דבר, ארגון אירוע רב משתתפים אולי מלחיץ בתחילה או מפחיד, אבל עדיין מדובר בארגון אירוע ככה שאם אתם עובדים על פי צ'ק ליסט שבו רשומות המשימות השונות שלפניכם, ואם תשמרו על קור רוח, תצליחו.

חברות הפקת אירועים

הדרך הפשוטה ביותר להרים אירוע, במיוחד אם הוא גדול או שיש בו מספר חלקים (הרצאות, ארוחות, תחרות וכו'), הוא לשכור לשם כך חברת הפקה. לאנשים שיש להם ניסיון בתחום, יש כבר הרעיונות הדרושים, הם מבינים את המיקומים שעומדים לרשותם ויש להם ספקים שרגילים לעבוד איתם.

החיסרון של עבודה עם חברת הפקה הוא העלות, שלא תהיה בהכרח גבוהה הרבה יותר מלהפיק עצמאית, אבל עדיין מדובר בהוצאה גבוהה יותר מאשר עבודה ישירות מול ספקים. מצד שני היא חוסכת זמן רב ומפנה לכם זמן לעסוק בהרבה דברים אחרים, כמו למשל, העבודה השוטפת שלכם.

המאמר הבא מסביר על בחירת חברת אירועים, על העבודה מולה, על סמך מה לבחור אותה, ואיך לנהל אותה. אם תחליטו להרים את האירוע בעצמכם, תוכלו לעבוד על פי הקווים המנחים הללו ממש כאילו אתם הייתם חברת ההפקה, ולהצליח מאוד במשימה.

המשולש הקדוש

הפקות אירועים מוצלחים תלויות במגוון חלקים ומשתנים. חברת הפקת אירועים טובה תדע להוציא את המקסימום מכל חלק באירוע תוך שילוב נכון בין הסגנון, התוכן והמיקום.

סגנון, מיקום ותוכן, אלה שלושת הדברים החשובים ביותר בהפקת אירועים. סוג של משולש, שסביבו נע התקציב להפקת האירוע. חברה טובה ויעילה להפקת אירועים תדע לשלב בין שלושת אלה בצורה הטובה ביותר במסגרת התקציב שתעמידו לרשותה. מה זה "הטובה ביותר"?

הצורה הטובה ביותר בהפקת אירועים היא זו שתיצור חוויה טובה, ושתיזכר היטב בקרב כל המשתתפים באירוע. אם המשפחה שלכם, הקרובים, והחברים, היא בעלת אופי מסורתי, אנחנו לא מניחים שתבחרו באירוע צעקני, בקזינו בתור האטרקציה הראשית של האירוע או במסעדה לא כשרה בתור המיקום. באותו אופן, אם החברה שלכם היא מבשלת בירה, אנחנו לא מניחים שתבחרו בחברת הפקת אירועים שתציע לכם ערב שקט עם רביעייה קאמרית ובאולם קונצרטים, כדי למשוך קהל לשתות את הבירה שלכם.

לאירוע בלתי נשכח בחרו חברה להפקת אירועים והתקשרו עוד היום

הפקת אירועים - סגנון

התאמת סגנון האירוע היא הדבר החשוב ביותר, כי היא מעידה עליכם ועל המותג שלכם. מותג צעיר וחברה צעירה יחפשו חברה להפקת אירועים שתציע להם ולקהל שלהם להפיק אירוע קליל, צבעוני וצעיר. מותג ששם דגש על היסטוריה משפחתית ומסורת של 300 שנה, ירצה לשדר את אלה וליצור אירוע וחוויה שיחזקו את תדמית המותג ההיסטורי.

הפקת אירועים – תוכן

בהפקת אירועים, תוכן האירוע מושפע ישירות מסגנון האירוע, משפיע ומושפע מהמיקום בו עורכים את האירוע. יכול להיות שבאירוע שלכם תרצו מסיבת חוף רעשנית כחוויה והאטרקציה המובילה. אבל מה יקרה אם האירוע שלכם מיועד לחודשי החורף, וחוף הים הוא לא אופציה? יכול להיות שאת מסיבת החוף שרציתם ההפקה תהפוך למסיבת אוזניות מגניבה, בסוג של הפוך על הפוך, ואותה תערכו באולם ספורט שתשכרו לצורך העניין.

הפקת אירועים – מיקום

כמו שכבר הבנו, נושא המיקום יכול להשפיע על תוכן האירוע, ממש כמו הסגנון. הפקת אירועים בקיץ תפתח בפנינו שפע מיקומים כמו חוף ים, יערות וחורשות, בריכות שחיה וגגות. מצד שני, הפקת אירועים בחורף, תגביל אותנו למקומות סגורים יותר או תצריך סגירתם של מקומות פתוחים רק לשם האירוע כמו אולמות וגני אירועים. דבר זה עלול לייקר מאוד את הפקת האירוע או לייתר בכלל את השימוש במקום.

טיפ לסיכום

כל לקוח וחברה להפקת אירועים צריכים לשקלל את היתרונות והחסרונות שבקיום אירוע בעונה ובזמן מסוים, לאור הסגנון, התוכן והמיקומים שעומדים לרשותם. אם שילוב אידיאלי-מקסימלי בין השלושה לא אפשריים במסגרת התקציב הנתונה, שווה לחשוב על הפקת אירוע בעיתוי אחר או על הגדלת התקציב.