בין אם אתם מתכננים חתונה ובין אם אתם מתכננים יום הולדת 50 לאשה או לבעל, תכנון והוצאה לפועל של אירועים פרטיים הפכו בשנים האחרונות ל"הפקה" של ממש. אבל האם זה אומר שצריך חברת הפקת אירועים פרטיים גם לאירוע שלכם?
התשובה לשאלה "האם אני צריך חברה להפקת אירועים פרטיים" היא אישית וסובייקטיבית לחלוטין. יש אנשים שיבהלו מהצורך להזמין לביתם שישה זוגות חברים פעם ביובל, וישנם מי שיארגנו בקלות אירוע למאה מוזמנים, כולל ילדים ודודות פולניות, ביום חורף מושלג ברמת הגולן.
בסופו של דבר הפקת אירועים פרטיים היא סוג של עבודה ארגונית: צריך לחשוב על רעיון לאירוע ומשהו שיהווה את המרכז והציר שלו, ואז לארגן מקום ולהזמין את בעלי המקצוע והספקים השונים. אם אתם בעניין של ארגון ויכולים לתאם בין כל אלה הרי שאין שום סיבה שתקחו חברה להפקת אירועים פרטיים. זאת, כמובן, אם יש לכם זמן ומרץ לעשות הכל לבד.
אבל לא כולנו – גם מי שיש להם היכולת והזמן לכך – רוצים לעסוק בהפקת אירועים פרטיים. אנחנו לא תמיד סומכים על עצמנו שנוכל לדאוג לכל הפרטים הקטנים ולאותם מקרים שבהם "משהו קורה". אם לוקחים חברת הפקת אירועים פרטיים, אנחנו יוצאים מתוך הנחה שהיא זו שתדע לתכנן מראש – גם לאירועים הבלתי צפויים, לצד זה שהיא תדע לייצר את האירועים הפרטיים היפים והמרגשים שאנחנו רוצים. בכך אנחנו שוכרים למעשה ראש שקט, יותר מכל דבר אחר.
חברת הפקת אירועים פרטיים צריכה להיות קודם כל קשובה מאוד לצרכי ולרצונות הלקוחות שלה. בהפקת אירועים פרטיים יודעים שאין מה ללחוץ על הלקוח לעשות משהו שהוא או היא לא רוצים או לא שלמים לגביו. לא רק שאם קורה משהו אז הרוגז הרבה יותר גדול, אלא שהלקוח מסתובב כל האירוע בתחושה שהוא עושה משהו שהוא לא אוהב ומכריחים אותו לקבל.
כלל שני בהפקת אירועים פרטיים הוא שחייבים להשאר בתחום התקציב שאותו קבע הלקוח. חברות אחראיות להפקת אירועים פרטיים יודעות שחריגה מתקציב עשויה להתקבל על ידי הלקוח בשלבים שלפני האירוע, אבל ההתפכחות של היום שלאחרי תפגע בו בסופו של דבר ותפגע גם בה, באותה חברה להפקת אירועים פרטיים.
הכלל השלישי בהפקת אירועים פרטיים – עליו רמזנו כבר קודם – הוא להיות מוכנים לכל תרחיש אפשרי. מלבד אולי רעידת אדמה, חברת הפקת אירועים פרטיים חייבת להיות מוכנה להברזה של הדי ג'יי ברגע האחרון, לטעויות בהזמנת האוכל ואפילו לאי הגעתם של כמה מהאורחים בגלל פקקי תנועה בדרך לאירוע.
לכל אלה ישנם פתרונות שיכול להיות שאנשים פרטיים לא יכירו ולא יוכלו להערך להם, אבל חברות להפקת אירועים פרטיים חייבות להכיר וחייבות להיות מסוגלות ליישם.
