משיכת לקוחות? שימור לקוחות? שימור עובדים? אירועים עסקיים הפכו לכלי עבודה חשוב לא רק בשיווק, אלא גם בהתפתחות חברות
הפקת אירועים עסקיים הפכה בשנים האחרונות לחלק מהתמהיל השיווקי של כמעט כל חברה – מקטנה ועד גדולה. בתוך מגוון האירועים העסקיים אפשר למצוא אירועי קידום מכירות שמיועדים לצרכני קצה, אירועים מסחריים ללקוחות סיטונאיים, אירועים לעובדים ועוד ועוד. חברות מסחריות נוהגות לקיים אירועים עיסקיים שמיועדים למדיה – לעיתונות – או אירועים עסקיים שמיועדים למשקיעים פוטנציאליים.
העניין בהפקת אירועים עסקיים ואירועים מסחריים הוא בעצם יצירת עניין דרך חוויה. העניין שנוצר סביב החברה, המותג או המוצר, אמור לעזור בסופו של דבר במכירתו. אם ההפקה לא מושלמת, קמצנית, רשלנית או לא מותאמת לרוח המותג, עדיף לא לקיים בכלל את האירוע.
בואו ניקח הפקת אירוע עיתונאים, למשל, ונניח שמדובר בהשקת שירות ממוחשב חדש שהחברה מציעה ללקוחותיה. האירוע העסקי, במקרה הזה, תהיה סימולציה של מצב מסוים, שבו נדרש השירות או ביצירה של מצב שבו משווים בין השרות החדש לשרות הקיים או לזה של המתחרים. הרעיון כאן יהיה ליצור חוויה שתחקק בזכרון של העיתונאים ואותה הם יוכלו להעביר בכתב או בדרכים אחרות לקוראים שלהם.
שם המשחק – הפקת חוויה ו- "וואו"
בחברה שלא מודעת לנושא הפקת אירועים עסקיים, יזמינו את העיתונאים למסיבת עיתונאים במשרדי החברה. מנהל החברה יטיל על מנהל השיווק להכין מצגת פאואר פוינט. מנהל השיווק יביא את הלפטופ שלו לטובת הדגמת השרות החדש על גבי מסך הפלזמה, שאותו יגררו ממשרד המנכ"ל לחדר הישיבות.
אבל האם אירוע כזה יתרום לקידום מכירות השרות או המוצר החדש? ספק גדול מאוד.
כדי ליצור חוויה רצינית, שאותה ישמחו העיתונאים להעביר הלאה, כדאי יהיה לקחת חברת הפקת אירועים שמבינה עניין. החברה תדרש לבנות לא רק את הסיטואציה עצמה אלא את כל המעטפת שסביבה.
כדי לייצר את "אפקט הוואו" וחוויה, חברת ההפקה תצטרך להעמיד לרשות העיתונאים כמה עמדות מחשב ולידן אנשי הדרכה על המוצר החדש, כדי שכולם יוכלו לחוות אותו בו-זמנית. חברת הפקת האירועים העיסקיים תמתג את החלל שבו תתבצע ההדגמה: היא תתכנן ותפיק את במה לדוברי החברה, עמדות ההדגמה, דגלים, באנרים, שטיחים ותאורה מתאימה.
חלקים נוספים בהפקה יהיו קשורים לתיקי העיתונות עצמם: חברת ההפקה תקבע מה יהיה בכל אחד מהם, ותפיק עלונים, מתנות וכיוצא באילו.
בסופו של דבר, אם מדובר יהיה באירוע ארוך, חברת ההפקה המסחרית תצטרך לדאוג לכיבוד, לארוחה וכד'. האם כל זה יהיה יקר יותר מהפקה עצמאית של אירוע עסקי? מאוד יכול להיות שכן, אבל השאלה הגדולה היא איזה אפקט יווצר בשני המקרים ומה תהיה התשואה להשקעה האותה הפקת אירוע עסקי.
