פעם החיים היו הרבה יותר פשוטים ממה שהם היום. פעם היו לנו מספר משימות לסיים באותו היום או במספר ימים ולא היינו צריכים לעשות את הכול בלחץ. היום החיים המודרניים דורשים מאתנו לנהל מספר משימות ופרויקטים במקביל, הן בחיים הפרטיים אך בעיקר בעבודה.
עבודה של פעם לא דומה בכי הוא זה לעבודה של היום, ופעם בעבודה היינו מגיעים ומקבלים את המטלות שלנו והיינו צריכים לבצע אותם בנינוחות יחסית אך היום יש ריבוי פרויקטים ומשימות בהן אנו אמורים לעמוד בלי לפספס כלום. תוכנת ניהול פרויקטים מקצועית ואמינה היא תוכנה אשר מסייעת לנו לנהל את המטלות והפרויקטים שלנו, ובעזרתה נוכל לצלוח כל משימה שייתנו לנו.
מה יש בתוכנה הזו?
תוכנת ניהול פרויקטים היא תוכנה שיש בה את כל מה שצריך בשביל שהפרויקטים שלנו יתבצעו על הצד הטוב ביותר. בתוכנה ניתן להכניס את פרטי הפרויקט, מה צריך לעשות ומי הם האנשים הנוגעים בפרויקט, ובכל זמן לעקוב אחר מה שבוצע ומה שלא כמו גם לעדכן בכל אלו. נניח שסיימתם חלק מהפרויקט ואתם רוצים שיהיה ברור שהוא כבר בוצע בכדי שלא תעשו אותו שוב, כל מה שאתם צריכים הוא לעדכן את הפרויקט בתוכנה ובפעם הבאה שתכנסו תראו שהחלק הזה כבר בוצע. ניתן גם "לזרוק" משימה ליום אחר, ניתן לקטלג לפי חשיבות המשימות ודחיפותן, וניתן לצרף קבצים הנוגעים בפרויקט כך שהכול יהיה מסודר ובמקום אחד. סדר בראש זה תמיד דבר טוב ואם יש לנו אופציה לעשות את הסדר הזה החיים שלנו יהיו יותר קלים.
ניהול במספר משתמשים
כיום ניתן להשתמש בתוכנת ניהול משימות שהינה באון ליין מה שאומר שכל מי שייכנס אליה יוכל לקחת חלק בפרויקט. מה זה אומר בפועל? בפועל זה אומר שאם במקום העבודה מספר אנשים משתתפים בפרויקט מסוים והמערכת נמצאת ברשת האינטרנט ולכולם יש שם משתמש וסיסמה, כל אחד יכול בזמנו הפנוי ומהמכשיר בו הוא גולש לעדכן את הפרויקט במה שהוא עשה עד עכשיו ולתת כמובן מטלות לאחרים. הדבר נמצא היום בשימוש בעסקים רבים, ומייעל מאוד את העבודה כך שלא צריך להרים טלפונים כל הזמן מהאחד לשני אלא צריך לעדכן בתוכנה וכולם יהיו מודעים לשינויים שבוצעו.
באיזו תוכנה להשתמש?
כל תוכנה מציעה פיצ'רים נוספים בנוסף לפיצ'רים שכבר דיברנו עליהם שאלו הפיצ'רים הבסיסיים. ישנן מערכות אשר מאפשרות שיחת וידאו או צ'טים בין כל המשתמשים, וישנן מערכות שמציעות אפשרויות מתקדמות נוספות. אז איזו תוכנה לבחור? זה כבר עניין של העדפה ועניין של נוחות וכל אחד צריך לבחור את התוכנה שהכי מתאימה לו או שהכי תתאים לעובדים שלו, וכך כל העבודה של כולם תהיה הרבה יותר יעילה והרבה יותר אפקטיבית. אין ספק שהתוכנות הללו שינו את עולם העבודה.
